Vous voulez organiser un grand événement, mais vous ne savez pas par où commencer ? Vous êtes un pro de l’organisation et vous recherchez un nouvel espace ? Du choix du lieu à celui de la nourriture parfaite, il peut être difficile de trouver les bonnes options pour vous. De plus, il n’est jamais inutile d’avoir un peu d’inspiration supplémentaire lorsqu’il s’agit de planifier un événement !
Mais par où commencer ? Le premier point de départ de votre planification est selon les fournisseur d’espace pour les séminaire et team building a Lyon, le choix des lieux de conférence. Lorsque vous savez où vous allez organiser votre conférence, tout le reste se met en place. Vous trouverez ci-dessous quelques erreurs courantes à éviter pour ne pas vous prendre la tête et commencer à planifier en un rien de temps !
Dépasser votre fourchette de prix
Le dépassement du budget est l’une des plus grandes erreurs lors de la planification d’un événement. Bien qu’il semble assez facile de choisir un prix et de rester dans ces limites, les choses s’additionnent rapidement ! Que vous tombiez amoureux de la salle de banquet ou de l’emplacement, il est difficile de dire non à un lieu qui vous séduit. Le meilleur conseil pour éviter les débordements budgétaires est de ne chercher que des lieux dans votre fourchette de prix ! Si vous ne regardez que des lieux qui correspondent à vos moyens, il vous sera plus difficile de tomber amoureux de lieux que vous ne pouvez pas vous permettre.
Lorsque vous découvrez un lieu qui correspond à votre budget, au lieu de vous concentrer sur les choses que vous aimeriez qu’il ait ou que vous n’aimez pas, assurez-vous de vous concentrer sur les aspects que vous aimez ! Lorsque vous trouverez un site qui ne vous ruine pas et qui correspond à votre vision, vous serez heureux longtemps après la fin de l’événement.
Manque d’espace
L’espace est un facteur que vous avez peut-être négligé avant 2020, mais en raison de circonstances récentes, c’est une caractéristique que vous devriez garder à l’esprit à l’avenir ! Avec la montée de la pandémie de coronavirus, les gens sont beaucoup plus conscients de l’espace personnel. Lorsque vous recherchez un lieu de conférence, vous devez vous assurer que vos participants disposeront non seulement d’un espace d’épaule mais aussi d’un espace suffisant pour qu’ils se sentent à l’aise pour participer à l’événement.
Pour éviter d’encombrer la salle, gardez à l’esprit les limites de capacité du lieu. Ensuite, travaillez à partir de cette quantité. C’est un bon point de départ pour déterminer le nombre de personnes que vous pouvez faire entrer dans une salle sans surcharger vos invités. Ne partez pas du principe qu’il y aura des défections qui libéreront de l’espace lors de votre événement. Au lieu de supposer qu’il y aura trop de place lorsque des personnes ne se présenteront pas, réjouissez-vous qu’il y ait suffisamment d’espace pour que chaque personne soit en sécurité !
Pas dans un endroit commode
Avant de réserver un lieu, sachez d’où viendront vos participants et quelle sera leur démographie. Organisez-vous une conférence pour des éducateurs ruraux ? Si c’est le cas, ne réservez pas un lieu en pleine ville ! Vous devez veiller à ce que le lieu soit adapté aux personnes participant à l’événement et au contenu des sessions.
Choisir des lieux de conférence sans hôtels proches
Si vous ne pouvez pas trouver de lieu de réunion proche du public auquel vous vous adressez ou qui soit pertinent pour votre sujet, vous devez trouver un site avec des hébergements à proximité. Bien qu’il puisse être difficile de trouver exactement le bon lieu de réunion à l’emplacement parfait, il existe d’autres options pour votre événement ! En gardant votre public à l’esprit, recherchez un espace avec des hôtels de qualité dans la région. Même si les participants doivent se rendre à la conférence, ils se sentiront plus rassurés s’il y a des endroits où loger à proximité.
Ne pas avoir d’ébauche de programme
Pour vous assurer de choisir le meilleur lieu pour votre conférence, vous devez avoir une idée de votre programme. Avoir un programme en tête vous aidera à imaginer votre événement dans l’espace du lieu. Si votre conférence est très active, vous aurez peut-être besoin de plus de salles pour vous déployer. Si vous souhaitez organiser des discussions en petits groupes, vous devrez déterminer l’emplacement de ces derniers.
Choisir un lieu dont les options d’aménagement sont limitées
Vous devrez également vous assurer que le lieu que vous envisagez peut accueillir votre événement. Si vous organisez une conférence, vous devrez vous assurer que le lieu dispose de suffisamment de chaises pour vos invités. Vous devrez également vérifier si le lieu dispose de chaises et, dans le cas contraire, décider si vous pouvez intégrer le lieu et un fonds de chaises dans votre budget.
Vous devrez peut-être aussi envisager d’autres aménagements. Le lieu que vous visitez offre-t-il des options pour plusieurs plans différents ? Vos invités auront-ils assez de place pour se distraire dans cet espace ? Si ce n’est pas le cas, cela vaut la peine d’envisager d’autres options ! Pour vous inspirer de différentes dispositions et conceptions, essayez de regarder sur le site Web du lieu de réception des photos amusantes d’événements précédents. Vous pourrez voir la diversité du site et avoir des idées sur la façon dont les autres personnes ont aménagé la salle !
Choisir un lieu avec peu de personnel de soutien
Selon la complexité de votre événement, vous aurez peut-être besoin d’un peu d’aide supplémentaire. Choisir des lieux de conférence avec du personnel de soutien vous permet de vous concentrer sur ce qui compte : votre événement ! Qu’il s’agisse d’installer des chaises ou de nettoyer après un long week-end, vous aurez peut-être besoin de plus de soutien.
Ne pas prendre en compte l’ambiance du lieu de réunion
Même si cela ne figure pas en tête de liste, il est important de choisir un lieu dans lequel les participants à votre conférence se sentiront à l’aise. Combien de fois avez-vous assisté à un séminaire étouffant, mal éclairé, dans une salle exiguë ? Personne n’a envie de souffrir pendant une conférence, surtout s’il s’agit d’une formation continue ou d’un événement professionnel. Si vous souhaitez visiter les lieux, mais qu’ils ne se trouvent pas à proximité, voyez s’ils proposent des visites virtuelles ! En cliquant sur un site en ligne, vous pouvez voir instantanément ce que l’espace a à offrir.
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